A. Pendahuluan

Email auto reply atau autoresponder adalah fitur pada cPanel yang dapat digunakan untuk kebutuhan membalas email secara otomatis. Fitur ini bisa berguna untuk banyak hal. Contohnya, membalas email otomatis kepada pengirim ketika karyawan/seseorang sedang mengambil cuti, digunakan sebagai first respond dari sebuah email bisnis dan yang lainnya.

 

B. Konfigurasi

Cara membuat Email Auto Reply di cPanel:
1. Pertama-tama login/masuk ke cPanel.

2. Cari fitur Autoresponders, bisa menggunakan search Box, atau langsung mencari pada menu bagian Email.

3. Setelah masuk di menu Autoresponders, klik Add Autoresponders.

4. Konfigurasikan email Auto Reply.

Keterangan:

Character Set – Isi dengan utf-8 sebagai daftar karakter default yang digunakan. 

Interval – Untuk menghindari gangguan pada layanan email, kami saranakn isi 1 jam atau lebih. 

Email – Isi dengan nama email. Jika email ialah user@example.com, berarti cukup mengisi ‘user. 

Domain – Isi dengan nama domain. Apabila alamat email ialah user@example.com, isi kolom ini dengan example.com. 

From – Isi nama user sebagai nama pengirim Autoresponder. 

Subject – Ini adalah subject dari Autoresponder. cPanel juga memungkinkan menggunakan tag %subject%, yang akan sesuai dengan subjek pengirim. Sebagai contoh, jika subyek dari pengirim adalah “Inquiry Technical” dan subject balasan dari email auto reply adalah re:%subject%, subjek yang tampil akan menjadi “re:Inquiry Technical“. 

This messange contains HTML – Dengan menchecklist bagian ini, pesan email akan dikirim dalam bentuk HTML. Jika unchecklist, pesan akan dikirim dalam bentuk Plain Text. 

Body – Isi dengan pesan dari email auto reply yang akan di kirimkan. 

Start – Isi dengan tanggal ketika Autoresponder aktif. Sebagai alternatif, Immediately dapat dipilih untuk diaktifkan saat itu autoresponders di buat. 

Stop – Masukkan tanggal berakhir dari Autoresponder. Jika memilih Never, Autoresponder akan selalu aktif.

5. Simpan konfigurasi Email Auto Reply.

C. Pengujian

1. Tes Autoresponders
Untuk pengujian nya cukup mudah yaitu dengan mengirimkan email ke alamat email yang sebelumnya sudah ditambahkan Konfigurasi Autoresponder. Berikut adalah contoh mengirim email ke nizar@neowebhosting.my.id yang sebelumnya ditambahkan konfigursai Autoresponder.

Maka akan terdapat balasan otomatis sesuai dengan konfigurasi yang dilakukan sebelumnya pada menu Autoresponder.

2. Edit dan Remove Autoresponder

Jika ingin mengubah beberapa konfigurasi, tinggal klik Edit di menu Autoresponders pada cPanel.

Jika Autoresponder sudah tidak diperlukan, dapat dihapus menggunakan tombol Delete. Seperti gambar di bawah ini.

Kesimpulan:

Meningkatkan Efisiensi Komunikasi: Email Auto Reply memungkinkan Anda untuk secara otomatis memberi tahu pengirim bahwa Anda tidak dapat merespons email mereka secara instan. Hal ini membantu mengelola harapan pengirim dan memberi Anda lebih banyak waktu untuk merespons dengan tepat.

Menghindari Keterlambatan dalam Merespons: Dengan email auto reply, pengirim akan mengetahui bahwa pesan mereka diterima meskipun Anda tidak segera merespons. Ini membantu menghindari kebingungan atau rasa frustrasi karena tidak adanya tanggapan.

Personalisasi Pesan: Anda dapat mengatur pesan auto reply sesuai dengan preferensi Anda. Anda dapat menyertakan informasi kontak alternatif, petunjuk lebih lanjut, atau informasi penting lainnya dalam pesan tersebut.

D. Kesimpulan

Menggunakan fitur Email Auto Reply pada cPanel dapat membantu Anda mengelola komunikasi dengan lebih baik, memberikan pemberitahuan yang jelas kepada pengirim, dan memastikan bahwa tidak ada pesan yang terlewatkan saat Anda tidak dapat merespons secara langsung.

Semoga artikel yang telah kami sampaikan dapat membantu Anda. Anda juga dapat menemukan artikel lainnya melalui halaman Knowledge Base Biznet Gio. Jika Anda masih memiliki kendala teknis terkait dengan layanan Biznet Gio, Anda dapat menghubungi kami melalui email support@biznetgio.com atau dapat melalui telpon (021) 5714567.